3 Alasan Memilih Divisi Kestari Kesekretariatan dan Tugasnya

Pada sesi wawancara open recruitment panitia atau organisasi, Anda mungkin bingung menjawab pertanyaan tentang alasan memilih divisi kestari kesekretariatan. Padahal, jawaban terhadap alasan tersebut bisa jadi pertimbangan penting bagi pewawancara.

Perlu diketahui, proses wawancara semacam itu memang wajar dilakukan saat perekrutan anggota baru dalam organisasi atau kepanitiaan. Biasanya, akan ditanyakan berbagai hal seperti motivasi serta alasan bergabung dalam divisi tertentu.

Alasan tersebut nantinya dapat dijadikan sebagai bahan pertimbangan untuk merekrut Anda atau tidak. Oleh karena itu, bagi Anda yang ingin daftar di bagian kesekretariatan, sebaiknya simak beberapa alasannya berikut ini.

Apa Itu Divisi Kestari Kesekretariatan?

Sebelum membahas tentang berbagai jawaban terkait alasan bergabung ke kestari, Anda perlu mengetahui terlebih dahulu sebenarnya divisi tersebut tentang apa. Hal ini perlu dilakukan agar tidak terdapat kesalahan dalam pemahaman makna akan divisi tersebut.

Secara umum, divisi kestari adalah unsur dalam kepanitiaan atau organisasi yang mempunyai tugas terkait pencatatan, pelaporan, dan dokumen. Jadi, semua hal yang terkait akan hal itu akan dikerjakan oleh para anggota dari kesekretariatan.

Tugas Divisi Kestari Kesekretariatan

Kestari atau kesekretariatan merupakan divisi yang biasa dikenal juga sebagai sekretaris. Untuk tugasnya kurang lebih berkaitan dengan segala hal terkait pelaporan, pencatatan, dan dokumen dari sebuah acara ataupun organisasi.

Biasanya, divisi ini bertugas dalam berbagai pembuatan surat menyurat, perizinan, pencatatan kegiatan atau hasil rapat, laporan pertanggung jawaban, dan lain sebagainya. Oleh karena itu, para kestari diharuskan mempunyai pengetahuan dalam pembuatan berbagai laporan, proposal, ataupun surat.

Untuk lebih jelas lagi tentang tugas dari kesekretariatan ini, Anda bisa menyimaknya pada ulasan di bawah ini.

• Mengerjakan berbagai hal terkait kebutuhan surat keluar kepanitiaan atau organisasi
• Bertanggung jawab terhadap surat menyurat, pengarsipan, hingga berbagai dokumentasi administrasi lainnya.
• Bertanggung jawab dalam menciptakan kondisi kesekretariatan bersih, damai, dan aman
• Menyusun proposal kerja sama antar atau intern organisasi.
• Melakukan pencatatan log book apabila dibutuhkan.

Kurang lebih seperti itu berbagai macam tugas yang diemban oleh para anggota kesekretariatan. Dalam mengerjakan setiap tugasnya tersebut, para anggota harus melakukan secara cermat karena posisi ini sangat penting dalam berjalannya suatu kepanitiaan atau organisasi.

Biasanya, tugas dari sekretaris ini cukup banyak sebelum hari H dari acara atau kepanitiaan. Sementara jika dalam organisasi, tugasnya dapat sewaktu-waktu dibutuhkan tergantung dari permintaan surat atau dokumen dari divisi lainnya.

Masa paling berat sebagai seorang sekretaris adalah setelah selesainya acara. Pasalnya, pada waktu tersebut adalah masa pembuatan laporan pertanggung jawaban dari semua divisi atau panitia yang bertugas dalam acara.

Biasanya, dalam penyusunan tersebut terdapat beberapa koreksi yang harus dilakukan. Terkadang, itu mengharuskan para anggota dari kertasi harus bolak-balik ke akademik untuk merevisi laporan pertanggung jawaban tersebut.

Alasan Memilih Divisi Kestari Kesekretariatan

Dalam sesi wawancara penerimaan anggota, pasti akan ditanyakan tentang alasan memilih divisi kestari kesekretariatan. Tidak jarang, pertanyaan semacam itu dapat membuat bingung terutama bagi yang baru pertama bergabung ke organisasi atau kepanitiaan.

Biasanya para calon anggota baru masih belum terlalu mengerti tentang Kestari secara umum. Oleh karena itu, sebelum memulai proses wawancara sebaiknya dipahami terlebih dahulu tentang tugas dari divisinya tersebut.

Saat sudah memahaminya, Anda tentu dapat mencari alasan tepat dan sesuai dengan apa yang dibutuhkan oleh seksi kestari. Nah, untuk memudahkan dalam menjawabnya, Anda juga bisa lihat beberapa alasan memilih seksi kesekretariatan seperti berikut.

1. Mampu Menggunakan Microsoft

Alasan pertama apabila ingin bergabung dalam divisi ini adalah harus mampu memakai software Microsoft dengan baik. Anda harus bisa menggunakan Ms. Excel, Word, dan Power Point dengan benar supaya bisa diterima di posisi tersebut.

Skill ini sangat penting karena posisi ini berkaitan dengan pembuatan LPJ, proposal, surat menyurat, dan berbagai dokumen lainnya. Oleh karena itu, kemampuan dalam menggunakan Microsoft sangat diperlukan pada seksi kesekretariatan.

Tidak hanya itu saja, kemampuan dalam manajemen arsip juga diperlukan. Sebagai nilai tambah, akan sangat bagus apabila Anda sudah menguasai berbagai platform dokumen online seperti Google Sheet ataupun Google Docs.

2. Cermat, Teliti dan Rajin

Alasan kedua yang bisa digunakan adalah Anda adalah orang yang rajin, teliti, dan cermat. Hal itu sangat penting karena divisi ini berkaitan dengan pengetikan berbagai dokumen sehingga memerlukan kemampuan redaksional yang bagus dalam teks.

Seorang kestari juga harus mampu dan tahu tentang cara untuk membuat dokumen sesuai standar dan aturan yang berlaku. Pemahaman dan kecermatan dalam melihat detail dokumen secara konsisten juga perlu agar kebutuhan yang berkaitan dengan dokumen administrasi ataupun surat menyurat bisa lancar.

3. Siap Kapan Saja Bertugas

Pembuatan MoU, dokumen, Surat, ataupun proposal terkadang diperlukan secara mendadak. Oleh karena itu, para anggota divisi kestari wajib untuk selalu siap kapan pun dibutuhkan oleh tim.

Kesiapan tersebut menjadi salah satu bentuk support antara satu divisi dengan divisi lainnya dalam organisasi. Oleh karena itu, sebagai sekretaris Anda harus selalu bisa memberikan respons secara cepat terkait tugas persuratan ataupun dokumen.

Itulah berbagai alasan memilih divisi kestari kesekretariatan yang bisa Anda gunakan sebagai jawaban pertanyaan saat wawancara. Dengan memberikan jawaban tersebut tentu bisa menjadi nilai tambah dalam penilaian.

Baca juga: 5 Alasan Memilih Divisi Humas

Namun tentu Anda juga perlu bertanggung jawab atas alasan yang sudah diberikan tersebut. Dengan begitu, pada saat sudah berhasil diterima Anda bisa mengerjakan semua tanggung jawab sebagai kestari secara maksimal.